Patiënten klagen dat ze niet doorkomen, en jij hoort het pas achteraf.
Zorgsector
Telefonie voor Artsenpraktijken en Zorgverleners
Focus op je patiënten, wij regelen de telefoon.
- Wachtrij met terugbelbericht
- Overzicht van gemiste oproepen
- GDPR-bestendige opzet
Dit herkennen we
Je hebt geen idee hoeveel oproepen je eigenlijk mist.
De telefoon gaat over midden in een consult, en iemand moet opnemen of het rinkelen stopt niet.
Privacy en GDPR voelen complex, zeker met patiëntgegevens aan de lijn.
Zo lossen we het op
Wachtrij met terugbelbericht
Zit de lijn even vol, dan komt een beller in een wachtrij terecht met de optie om een terugbelbericht achter te laten. Niemand hangt op zonder dat je het weet.
Overzicht van gemiste oproepen
Wat je niet kan opnemen, verdwijnt niet. Gemiste oproepen krijg je overzichtelijk terug, en voicemails komen automatisch als geluidsbestand in je mailbox.
Niet storen tijdens consulten
Tijdens een consult schakel je oproepen automatisch door naar de wachtrij of voicemail, met een eigen meldtekst voor dat moment. Jij wordt niet gestoord, de beller hoort toch iets.
GDPR-bestendige opzet
We zetten geen functies aan omdat het kan. Samen bekijken we welke gegevens je praktijk nodig heeft en hoelang je die bewaart. Gespreksopnames beginnen altijd met een meldtekst, zodat bellers weten dat ze worden opgenomen.
Een medische praktijk telefoneert niet zoals een ander bedrijf. Patiënten bellen op het moment dat het voor hen dringend is, niet wanneer het jou uitkomt. Komt de lijn dan niet door, dan proberen ze een andere praktijk. Telefonie in de zorg gaat daardoor niet alleen over bereikbaarheid, maar over het eerste contactmoment met iemand die al bezorgd is.
Daarom bouwen we voor praktijken een systeem waarin niets zomaar verloren gaat. Oproepen die je niet meteen kan opnemen, komen in een wachtrij terecht met de optie om terug te bellen. Wat je mist, zie je achteraf terug in een overzicht in plaats van dat het gewoon verdwijnt. Dat draait op cloud telefonie die we samen met jouw praktijk instellen, niet op een kast in de berging die niemand meer begrijpt.
Een stabiele verbinding hoort daarbij: bellen via internet werkt maar zo goed als de lijn eronder. Waar dat nodig is, kijken we mee naar een betrouwbare internetverbinding, zodat de telefonie niet uitvalt op het moment dat de wachtkamer vol zit.
Privacy weegt in de zorg zwaarder dan elders. We zetten daarom niet zomaar alle functies aan omdat het kan, maar bekijken samen welke gegevens je praktijk nodig heeft. Wie meer wil lezen over hoe bellen via internet precies werkt en wat daarbij komt kijken, vindt dat terug in ons artikel over cloud telefonie versus een vaste centrale.
Veelgestelde vragen
Blijft de telefoon overgaan terwijl ik met een patiënt bezig ben?
Het systeem kan tijdgebaseerd doorschakelen: je legt vaste tijdsblokken vast, bijvoorbeeld je consulturen, waarop binnenkomende oproepen automatisch naar de wachtrij of voicemail gaan in plaats van rechtstreeks door te rinkelen. Bellers die niet meteen te woord kunnen worden gestaan, komen in de wachtrij terecht met de optie om een terugbelbericht achter te laten. Hoe je die tijdsblokken precies indeelt voor jouw praktijk, bekijken we samen bij de opzet.
Hoe zie ik hoeveel oproepen we missen?
Elke gemiste oproep staat overzichtelijk genoteerd, en een voicemail krijg je meteen als geluidsbestand in je mailbox. Zo weet je exact hoeveel patiënten er niet doorkwamen, in plaats van dat te moeten gokken op basis van wat mensen aan de balie vertellen.
Hoe gaan jullie om met GDPR bij telefonie in een praktijk?
GDPR-compliance nemen we ernstig, zeker met patiëntgegevens aan de lijn. Gespreksopnames beginnen altijd met een meldtekst, zodat de beller weet dat het gesprek wordt opgenomen. Bij de opzet bekijken we samen welke gegevens je praktijk echt nodig heeft en hoelang je die bewaart, in plaats van standaard alles aan te zetten.
We hebben geen eigen IT'er meer in de praktijk, is dat een probleem?
Nee. Je hebt rechtstreeks contact met Wouter, zonder ticketsysteem of callcenter. We zetten het systeem samen op, leggen uit hoe het werkt voor jouw team, en blijven bereikbaar als er iets verandert of misgaat.
Liever even sparren bij een koffie?
Geen verplichtingen. Wij nemen onze eigen koekjes mee.